INFORMACIÓN FINANCIERA RELEVANTE EN LAS PYMES
(Por el Cr. Hugo Ardid - Supervisor de Área Desarrollo
Institucional)
INTRODUCCIÓN
En Uruguay la actividad de las PYMES representa una porción
importante del PIB generando miles de puestos de trabajos.
Aspectos comunes en la formación de estas Empresas así
como de su gestión, se ponen de manifiesto diariamente
cuando conversamos con dueños de estos emprendimientos
que se plantean inquietudes tales como:
- ¿Cuánto estoy generando de utilidad mensual?
- ¿Cómo capitalizar la empresa, cuanto recurso destinar
al giro ordinario del negocio?
- ¿Qué capacidad de endeudamiento posee mi emprendimiento?
- ¿Cómo encarar nuevos proyectos que potencien el
negocio actual?
METODOLOGÍA DE ANÁLISIS
Estos cuestionamientos generalmente encuentran respuestas en
base al instinto, al sentido común y al conocimiento de
la operativa que poseen los socios. Sin desmerecer esta forma
de análisis -sino por el contrario, valorando y potenciando
la misma- estamos convencidos de la necesidad de sumar análisis
técnicos que complementen y permitan tener una visión
integral del negocio.
Generalmente, formal o informalmente, el principal análisis
financiero que se utiliza es el FLUJO DE FONDOS, básicamente
conocer y/o prever ingresos–ventas así como costos,
sean estos fijos o variables, proporcionan una primer aproximación
a profesionalizar decisiones.
Por lo general, parte de la generación de información
en las PYMES cumple con las siguientes características:
a) Se encuentra tercerizada parcial o totalmente en estudios contables.
b) El objetivo de la información es fiscal; saber cuanto
hay que pagar a DGI y a BPS, son trabajos enfocados a los tributos,
pero con escaso valor agregado para la toma de decisiones.
c) Es información de carácter histórica;
refiere al mes pasado generalmente a ventas y compras para liquidación
de IVA. Con suerte se posee un Estado de Situación y Estado
de Resultados del mes que acaba de culminar como subproducto de
lo anterior.
No se hace el ejercicio de proyectar el nivel de actividad a futuro
formalmente, generando resultados y flujos de fondos para el ejercicio
de cotejar lo que realmente hacemos con lo pronosticado, aplicando
las medidas correctivas correspondientes sin necesidad de esperar
a terminar el año.
d) Es información “sucia” en la medida que
muchas veces se mezclan gastos propios del negocio con gastos
personales, o bien gastos “nonc-santos” a los efectos
de optimizar el pago de impuestos.
INFORMACIÓN RELEVANTE EN LA TOMA DE DECISIONES
Toda información generada debe cumplir por lo menos con
tres características básicas:
1) Convencimiento de su utilidad por parte del receptor.
Con esto queremos inferir que tan malo como no disponer de información
FORMAL es disponer de información que no se utiliza. Debe
existir un convencimiento e involucramiento de los dueños
o directores del negocio, quienes utilizarán estos datos
como una herramienta más para la toma de decisiones. Deben
ser ellos los que demanden información y exijan el formato
que desean recibir, periodicidad, contenidos, etc. Este aspecto
lo consideramos fundamental a la hora de pensar en conjunto Asesor–Socio
en cuanto a la plataforma de información, pues sin involucramiento
en el proceso se pierde todo valor agregado, pasando a ser la
generación de datos financieros un gasto en lugar de una
inversión.
2) Sistema informático a utilizar.
La industria del software y hardaware a nivel mundial -y en Uruguay
en particular- ha disminuido sus costos sustancialmente; no obstante,
la decisión de qué software instalar así
como la estructura de hardware son temas difíciles de abordar,
pues con recursos escasos, éstos son destinados al giro
operativo siendo la compra de sistemas -visto en la mayoría
de los casos- como un gasto en lugar de una inversión.
Dependiendo del tamaño del emprendimiento por lo general,
se instalan softwares que permiten/faciliten aquellos aspectos
operativos del emprendimiento como lo son:
- Ventas y cuentas corrientes de Clientes.
- Compras y cuentas por pagar.
- Inventarios.
Esta información en la mayoría de los casos es analizada
por el asesor contable quien elabora con fines fiscales y como
subproducto de éste, un Estado de Resultados y Estado de
Situación Patrimonial.
Es importante aclarar que en la mayoría de los casos esta
información es recibida por los dueños o directores
como constatación de hechos que ya asumían estaban
sucediendo, pero no contribuyen en prácticamente nada con
el proceso de toma de decisiones.
3) Formato de información a generar.
Es precisamente este punto el que pretendemos desarrollar dentro
del contexto de lo expuesto anteriormente.
Si bien cada empresa es un caso y la información debe necesariamente
estar customizada a las necesidades y el giro del Cliente, hay
aspectos comunes que debe contener toda plataforma.
En primer lugar, la importante de definir qué se quiere
leer y con qué periodicidad.
En cuanto a los informes básicos a generar, debería
analizarse la utilidad de:
a) Estado de situación y Estado de Resultado presupuestado
por línea de negocios.
b) Estado de situación y Estado de Resultado histórico.
c) Estado de resultado mensual y acumulado comparativo con el
presupuestado; explicación de desvíos.
d) Estado de resultado desagregado por línea de negocios
comparativo con el presupuesto.
e) Informes de ventas por línea de negocios y/o por tipo
de clientes.
f) Informes de cuentas a cobrar, saldos y desagregación
por días desde su vencimiento. Clasificación de
cuentas vencidas y vigentes. Análisis caso a caso de aquellas
cuentas de dudosa cobranza.
g) Informe de líneas de crédito por Cliente.
h) Informe de cuentas por pagar, monto y antigüedad.
i) Resumen de índices financieros.
Como vemos el universo de información a generar es amplio;
por lo tanto, podemos concluir en algunos aspectos a tener presente
al definir la plataforma de datos a recibir:
a) La generación de información tiene un costo,
y como tal, los beneficios de la misma deben superar a los mismos.
Hemos visto que en un alto porcentaje de PYMES resulta más
económico tercerizar la generación de información
que generarla “en casa”. La explicación es
muy sencilla, los costos de generación se diluyen entre
varias empresas.
b) El exceso de información agobia; por lo tanto, se debe
ser eficiente al generar la misma. Para ello es fundamental que
el empresario junto al asesor financiero definan claramente que
tipo de datos se necesitan y no cargarse de cuadros e informes
que no serán utilizados.
c) Flexibilidad, es importante que -si una vez definidos los formatos,
los mismos no se adaptan a las necesidades de la Empresa o bien
de su utilización- surgen nuevas necesidades o ideas, las
mismas se puedan implementar en forma inmediata.
d) Relación fluida del empresario con su asesor. Este aspecto
es fundamental; no solo por la flexibilidad antes explicada sino
también al momento de interpretar correctamente la información
generada. El mix de conocimiento del negocio con aporte técnico
profesional, es una de las claves del éxito en toda gestión.
Por lo expuesto hasta aquí, concluimos que una adecuada
gestión empresarial debe estar basada tanto en información
formal como informal, de todo el conjunto de datos que debe manejar
un empresario.
Nos hemos concentrado específicamente en la “información
económica-financiera”, la que consideramos necesariamente
debe ser formalizada, pensada y analizada en equipo (empresario
con su asesor).
Cr. Hugo Ardid.
Supervisor de Área Desarrollo Institucional
Eduardo Scarpa & Asociados | Consultores
